禮賓工作如穿著高跟鞋在薄冰上快走
博鰲亞洲論壇，今年十周歲。
“通過這些年博鰲亞洲論壇服務(wù)保障工作歷練，海南‘形成了一個論壇年會服務(wù)保障長效機制，鍛煉出了一支大型涉外活動的服務(wù)保障隊伍’”，面對即將為三亞舉行的“金磚國家”領(lǐng)導(dǎo)人第三次會晤，以及博鰲亞洲論壇2011年年會進行“雙保障”的任務(wù)，海南省外事僑務(wù)辦公室主任吳士存充滿信心地說。
海南在博鰲亞洲論壇每年年會中主要負責(zé)會務(wù)接待、安全保衛(wèi)、交通運輸、公共衛(wèi)生等方面的工作。從2005年開始，海南把論壇年會的服務(wù)保障工作機制化。每年3月，這個機制開始啟動。
中國南海研究院副院長、原海南省外事僑務(wù)辦公室國際交流處處長康拜英，從2004年開始連續(xù)擔(dān)任了五屆博鰲亞洲論壇年會禮賓組組長，“工作的感覺猶如穿著高跟鞋在薄冰上快走，一不小心就有‘危險’”。
康拜英說，“禮賓工作面大、量大、強度大、變數(shù)多，橫向縱向交叉性強，工作需要有足夠的細心、耐心、責(zé)任心和心理承受能力及應(yīng)變能力，工作中任何一件小事都是大事。”她強調(diào)，禮賓人員不僅要掌握外事禮賓知識、外事紀(jì)律、禮貌禮儀、微笑服務(wù)，每個人在做好自己份內(nèi)工作的同時，還要了解周圍同事的工作內(nèi)容，以便主動補臺，并在任何情況下做到‘Be helpful’(有問必答)。”
禮賓組面對的都是“大人物”，處理的都是“大事件”，所以針對可能發(fā)生的脫節(jié)等問題，所有禮賓人員在每場活動的前一天，要與論壇安保組、接待組等相關(guān)人員進行對接，詳細確認事件、時間、地點、人物等細節(jié)，通報提醒注意事項，在活動發(fā)生前4小時進行再次對接或通知有關(guān)變化情況，在活動發(fā)生前1小時還要對有關(guān)接待人員做最后的提醒，確保接待人員在正確的時間、將正確的客人引領(lǐng)到正確的活動地點。“這些硬性措施的確奏效” ，康拜英說。
論壇創(chuàng)立之初即參與保障工作的海南省臺辦副主任、原海南省外事僑務(wù)辦公室劉錦，回首博鰲賦詩感慨：“備戰(zhàn)博鰲，情系博鰲。……苦也博鰲，樂也博鰲！”
